ANÁLISIS DE PUESTOS I

ANÁLISIS DE PUESTOS I

1.  IMPORTANCIA

El análisis de puestos es una de las funciones importantes de todo experto en administración de personal, porque de ello  dependerá en gran medida el éxito o fracaso de su gestión. Recordemos que es necesario que los departamentos de recursos humanos tengan información referente al análisis de puestos para construir toda la estructura organizacional, referente al tipo de personas que se debe contratar.

Los desafíos derivados del entorno actual constituyen el eje de la orientación moderna del profesional de la administración de recursos humanos. Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.

En una compañía pequeña, esta necesidad de información se puede atender mediante un sistema manual. A medida de la organización se hace más compleja, la información sobre puestos, solicitudes de trabajo, compensación, evaluación, seguridad e higiene, etc., por lo general se maneja de manera computarizada.

La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organización. Si están bien diseñados, la organización progresa hacia el logro de sus objetivos. De otra manera, la productividad se ve afectada; tanto a nivel organizacional como personal, el logro de los objetivos es mucho más difícil.

2.  DEFINICIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

§  Análisis de puestos

Procedimiento para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un puesto y el tipo de personas que se debe contratar.

§  Descripción de puestos

Lista de tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto (producto de un análisis de puestos).

§  Especificación del puesto

Lista de los “requerimientos humanos” del puesto, esto es, la educación, capacidad, personalidad (producto de un análisis de puestos).

3.  INFORMACIONES QUE SE EXTRAE DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Como experto en administración de personal, usted por lo general tratará de extraer del análisis del puesto uno o más de los siguientes tipos de información.

§  Actividades del puesto

Se obtiene información sobre las actividades de trabajo desempeñadas. Indica también cómo, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad.

§  Comportamiento humano

Información sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones, personalidad y carácter. También todo lo referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminata y trabajos altamente sedentarios.

§  Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el trabajo

Información sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados.

§  Criterios de desempeño

Información con respecto a los criterios de desempeño (cantidad, calidad o tiempo dedicado a cada actividad), por medio de los cuales se evaluará al empleado de ese puesto.

§  Contexto del puesto

Información referente a condiciones físicas, horario de trabajo, el contexto social y organizacional, incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

§  Requerimientos humanos

Información sobre educación, capacitación. Actualización, experiencia laboral, así como los atributos personales: aptitudes, características físicas, personalidad, intereses que se requieren.

4.  USOS DE LA INFORMACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

La información generada por el análisis de puestos se utiliza como base de diversas actividades interrelacionadas de la administración de personal.

§  Reclutamiento y selección

Proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto y la información de la especificación del puesto son la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y contratan.

§  Compensaciones

Para estimar su valor laboral y la compensación apropiada para cada trabajador. La compensación, que son las salarios y los bonos, está vinculada generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros factores.

§  Evaluación del desempeño

Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado.

§  Capacitación

Para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. El análisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades que se requieren.

§  Asegurar las asignaciones de responsabilidades

Es útil la información para asegurar que todas las actividades que se tienen que realizar están en efecto asignadas en las posiciones específicas.

§  Realizar el plan estratégico de dotación de personal

El análisis de puesto proporciona información para elaborar un plan estratégico para la dotación de personal a corto, mediano y largo plazo. Este paso se valorará, en su debida dimensión, en el siguiente capítulo al hablar de la planificación y reclutamiento del personal.

Para reforzar la importancia de la información del análisis de puesto, el científico social William B. Werther, Jr., en su obra “Administración de Personal y Recursos Humanos”, enumera diez actividades gerenciales vinculadas directamente con la información sobre análisis de puestos.

1.    Compensar en forma equitativa y justa a los empleados.

2.    Ubicar a los empleados en los puestos adecuados.

3.    Determinar niveles realistas de desempeño

4.    Crear planes para capacitación y desarrollo

5.    Identificar candidatos adecuados a las vacantes.

6.    Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos.

7.    Proporcionar condiciones que mejoren el entorno laboral.

8.    Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados.

9.    Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

10.  Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

5.  PASOS EN EL ANÁLISIS DE PUESTOS

5.1.  Determinar el uso de la información del análisis del puesto

Identificar el uso que se dará a la información, ya que eso determinará el tipo de datos a reunir y los métodos a utilizar para la recopilación y uso de la información. Los métodos más conocidos, en los países altamente desarrollados, son dos: el método narrativo (la entrevista, los cuestionarios, la observación y el diario o bitácora del participante); y el método cuantitativo (cuestionario de análisis de posición, procedimiento del departamento del trabajo y el análisis funcional del puesto).

5.2.  Reunir la información previa

Es necesario revisar la información previa disponible, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puesto.

§  Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cuál es su lugar en la organización.

El organigrama debe identificar el título de cada posición y, por medio de las líneas que las conectan, debe mostrar quién reporta a quién y con quién se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

§  El diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que la que se puede obtener del organigrama.

§  La descripción del puesto, si es que existiera, es un punto de partida del cual se hace una descripción revisada del puesto.

5.3.  Seleccionar posiciones representativas para analizarlas

Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y toma demasiado tiempo el análisis, por ejemplo en la Panificadora Productos Unión, las posiciones de todos los horneros de la planta (horneros del departamento de galletería, de panificación y de confitados).

5.4.  Reunir información del análisis de puesto

El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más de las técnicas de análisis de puestos, de los métodos mencionados en el paso número uno.

5.5.  Revisar la información con los participantes

El análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y un superior inmediato. Al verificar la información ayudará a determinar si es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Puede haber modificaciones al revisar la información con los participantes.

5.6.  Elaborar una descripción y especificación del puesto

Una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la posición.

La descripción del puesto es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad.

La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo. Describe qué tipo de demandas se hacen al empleado.

ANÁLISIS DE PUESTOS II

1.  MÉTODOS PARA REUNIR INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Existe dos Métodos que usted puede utilizar para reunir la información deseada, y cada uno cuenta  con sus respectivas técnicas. En la práctica, es posible utilizar cualquiera de ellas o combinar las técnicas que se apliquen mejor a sus propósitos.

El método narrativo: la entrevista, los cuestionarios, la observación y el diario del participante.

El método cuantitativo: cuestionario de análisis de posición (CAP), procedimiento del departamento del trabajo (PDT) y análisis funcional del puesto (AFP).

A continuación se presenta los métodos más populares para obtener la información para el análisis de puestos.

1.1.  Métodos narrativos

 1.1.1.  La entrevista

La entrevista es tal vez el método más utilizado para determinar los deberes y responsabilidades de un puesto.

Existen tres tipos de entrevistas que se pueden utilizar para obtener datos para el análisis de puestos.

1.    Entrevistas individuales con cada empleado.

2.    Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen el mismo trabajo.

3.    Entrevistas con uno o más supervisores que tengan conocimiento del puesto que se está analizando.

Ventajas:

o   Permite detectar actividades ocultas.

o   Explicar los objetivos y resultados del análisis del puesto al personal.

o   Permite al entrevistado dar a conocer sus opiniones.

Desventajas:

o   Deformación de la información, ya sea debido a una falsificación directa o a un malentendido involuntario.

o   Temor del trabajador a perder su puesto y/o afectar su sueldo.

o   Exagerar o minimizar las responsabilidades.

o   Es un proceso lento y costoso.

1.1.2.  El cuestionario

Los cuestionarios son listas de verificación muy estructuradas donde se solicita a los empleados que describan los deberes y responsabilidades relacionados con su empleo.

Los cuestionarios son: abierto y/o cerrado; estructurado y/o no estructurado.

Ventajas:

o   Se obtiene información grupal y a corto tiempo.

o   Es un proceso económico.

o   Es una forma eficaz y rápida de obtener información.

o   Es menos estresante.

Desventajas:

o   No saber con exactitud si los trabajadores entienden las preguntas.

o   Se obtiene información sin ser refrendado con el empleado.

1.1.3.  La observación

La observación es un método eficaz que consiste en verificar en el lugar de los hechos las actividades que se están realizando.

Existen tres tipos de observación: observación directa (con consentimiento), observación indirecta (sin consentimiento de trabajador) y la observación y entrevista al mismo tiempo.

1.1.4.  El diario o bitácora del participante

Lista diaria, hecha por los trabajadores, de cada actividad en la que se desempeña junto con el tiempo de cada una. El empleado puede exagerar algunas actividades y minimizar otras, se debe cuidar desventaja.

1.2.  Métodos cuantitativos

1.2.1.  Cuestionario de análisis de posición (CAP)

Cuestionario utilizado para reunir datos cuantificables relacionados con las tareas y responsabilidades de los diferentes puestos.

Contiene 194 elementos, representa un elemento básico que podría o no desempeñar un papel importante en el puesto.

El cuestionario de análisis de posición consta de cinco secciones:

1.    Preguntas o elementos para la “entrada de información”.

2.    Preguntas relacionadas con los procesos mentales.

3.    Rendimiento en el trabajo.

4.    Relaciones con otros trabajadores.

5.    El contexto y otras características del puesto.

Ofrece una clasificación cuantitativa y clasifica un puesto de trabajo en cinco dimensiones básicas.

1.    Tener responsabilidades de toma de decisiones, comunicaciones y sociales.

2.    Desempeñar actividades que requieran capacidad.

3.    Mantenerse físicamente activo.

4.    Operar vehículos, equipos.

5.    Procesar información.

Esta información puede utilizarse más adelante para determinar los niveles de honorarios o sueldo para cada puesto.

1.2.2.  Procedimiento del departamento del trabajo (PDT)

Método normalizado para calificar, clasificar y comparar virtualmente cada tipo de puesto con base en los datos, las personas y las cosas.

Funciones básicas del trabajador de acuerdo

con el Departamento del Trabajo

Con respecto a los datos:

0.  Sintetizar

1.  Coordinar

2.   Analizar

3.   Compilar

4.   Calcular

5.   Copiar

6.   Comparar

Con respecto a las personas:

0   Guiar

1.   Negociar

2.   Instruir

3.   Supervisar

4.   Entretener

5.   Persuadir

6.   Hablar - orientar

7.   Servir

8.   Recibir instrucciones – ayudar

Con respecto a las cosas:

0.   Arreglar    

1.   Trabajo de precisión

2.   Operar - controlar

3.   Manejar - operar

4.   Manipular

5.   Atender

6.   Alimentar – desarrollar

7.   Manejar

NOTA: “0” es alto; “6”, “8” y “7” son bajo en cada columna.

El procedimiento básico es como sigue. De acuerdo a la tabla anterior un conjunto de actividades básicas o “funciones del trabajador” describe lo que un empleado puede hacer con los datos (0 – 6), las personas (0 – 8) y las cosas (0 – 7). Se le asigna un valor a su desempeño en el puesto. Analiza cada ejemplo para comprender mejor. Por ejemplo, una recepcionista logró la siguiente evaluación: datos: 5 (copiar); personas: 6 (Hablar-orientar); cosas: 7 (manejar).

EJEMPLOS:

1.    El puesto de una recepcionista                           5, 6, 7,

2.    El puesto de un asistente psiquiátrico                 1, 7, 5,

3.    El puesto de un administrador                            1, 1, 5,

4.    El puesto de un contador                                    2, 3, 3,

5.    El puesto de un director de colegio                    1, 0, 5,

6.    El puesto de mezclador de masa                       5, 6, 2,

7.    El puesto de vigilante                                          5, 8, 5,

1.2.3.  Análisis funcional del puesto (AFP)

Este método se basa en el enfoque del Procedimiento del Departamento del Trabajo (PDT) pero ofrece información adicional con respecto a las tareas, objetivos y requerimientos de capacitación del puesto.

El Análisis Funcional del Puesto (AFP) difiere del método Procedimiento del Departamento del Trabajo (PDT) en dos sentidos.

1.    El análisis Funcional del Puesto califica al puesto no sólo de acuerdo con los datos, las personas y las cosas, sino además en las siguientes cuatro dimensiones: el grado en el que se requiere de instrucciones específicas para realizar el trabajo; la medida en que es necesario aplicar el razonamiento y el juicio para desempeñar la labor; la habilidad matemática requerida para su desempeño y las facilidades de idioma necesarias para hacer el trabajo.

2.    El Análisis Funcional del Puesto también identifica los estándares de desempeño y las necesidades de capacitación. La realización de un análisis de puestos que utiliza el análisis funcional de puestos le permite responder a la pregunta: ¿qué capacitación requiere el trabajador?

La hoja de resumen lista las tareas importantes que intervienen en el puesto, los estándares de desempeño y la capacitación requerida.

2.  CÓMO REDACTAR LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Una descripción de puesto es una relación por escrito de qué hace el trabajador, cómo lo hace y bajo qué condiciones se realiza el trabajo. Esta información se utiliza a su vez para redactar una especificación del puesto. En ésta, se listan conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas para desempeñar el trabajo satisfactoriamente.

A continuación mencionamos las secciones que debe contener una descripción de puestos.

1.    Identificación del puesto

§  El título del puesto.

§  Código del puesto.

§  Fecha en que escribió la descripción.

§  Planta, división o departamento.

§  Supervisor inmediato.

§  Grado o nivel de posición.

§  Sueldo.

2.    Resumen del puesto

§  Listado de funciones o actividades principales.

§  Otras responsabilidades, conforme se asignen.

3.    Relaciones

§  Interrelaciones del empleado con otras personas dentro y fuera de la organización.

§  Sugerencias: Reporta a, Supervisa a, trabaja con, etc.

4.    Responsabilidades y deberes

§  Lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto.

§  Se debe contar un diccionario de títulos ocupacionales del departamento de trabajo para catalogar las responsabilidades y deberes del cargo.

5.    Autoridad

§  Definir los límites de la autoridad del trabajador.

§  Incluir los límites en la toma de decisiones.

§  La supervisión directa de otros trabajadores

§  Mencionar las limitaciones presupuestarias.

6.    Criterios de desempeño

§  Descripción de los logros de desempeño del empleado en cada una de las responsabilidades y deberes.

§  Guía de un rendimiento máximo.

La descripción de puesto debe cumplir con ciertas normas para  su eficacia, tales como: que sea claro, que se indique el alcance, que sea específico, breve y revisión final para que sea claro y entendible.

TEMA DE REFLEXION

¿Está seguro su puesto de trabajo?

Con despidos anunciados cada día en la prensa, ¿cómo sabe si su puesto de trabajo está incluido en la lista negra? Aunque nadie puede prever el futuro, hay unas preguntas que se puede realizar para ayudarle a determinar si existe un riesgo en relación con su puesto. Reflexiona en las siguientes preguntas y hágase una autoevaluación imparcial y profesional.

Ø  ¿Es crítico su puesto para la misión y los objetivos de la empresa?

Ø  ¿Está su puesto “cerca” del cliente?

Ø  ¿Está su puesto relacionado directamente con la facturación de la empresa y no considerado simplemente como otro coste fijo?

Ø  ¿Los cambios de tecnología hacen que su trabajo sea más importante para el éxito de la empresa?

Ø  ¿Saben las personas claves en la empresa de su contribución a los resultados de la compañía?

Ø  ¿Sería difícil realizar un “outsourcing” de su trabajo?

Ø  ¿Ha conseguido una experiencia irremplazable en su profesión? ¿Lo saben los demás?

Ø  ¿Ha adquirido las competencias necesarias para mantenerse al día con los cambios dentro de su sector?

Si su respuesta es “Sí” a la mayoría de las preguntas, es posible que su puesto esté relativamente seguro. En cambio, si sus respuestas son “No” a la mayoría, puede que haya cierto riesgo.

Las personas que dominan sus profesiones, conocidas por los líderes de la organización y cuyo trabajo es crítico para el bienestar de los clientes, tienen más posibilidades de aguantar una época de despidos.

Sin embargo, los despidos suelen estar relacionados con los puestos de trabajo y no con las personas. Son una reducción rápida de costes fijos y no una inversión en talento para una compañía a largo plazo. Así en muchos casos los despidos no reflejan la valía de personas específicas sino más bien un ajuste financiero.

CASO LABORAL

El huracán Andrew

En agosto de 1992 el huracán Andrew golpeó el sur de Florida y la compañía Óptima Air Filter. Muchos hogares de los empleados fueron devastados y la empresa tuvo que contratar casi tres cuadrillas completamente nuevas, una para cada uno de sus turnos. El problema era que los “obreros antiguos” conocían sus trabajos tan bien  que nadie se había molestado nunca en redactar las descripciones de sus puestos. Cuando aproximadamente 30 nuevos empleados empezaron a ocupar sus puestos hubo una confusión general respecto a qué deberían hacer y cómo lo deberían hacer.

El huracán rápidamente se volvió una noticia atrasada para los clientes foráneos de la empresa quienes querían filtros, no excusas. Phil Mann, el presidente de la empresa, se encontraba en el límite de su cordura. Tenía aproximadamente 30 nuevos empleados, 10 obreros antiguos y su supervisora original, Maybelline. Él decidió reunirse con Linda Lowe, consultora de la escuela de negocios de la universidad local, quien inmediatamente pidió a los obreros antiguos que llenaran un cuestionario de trabajo con la lista de todas sus actividades. Las discusiones se iniciaron casi de inmediato porque tanto Phil como Maybelline pensaban que los obreros antiguos estaban exagerando para hacerse ver más importantes y en cambio otros insistían en que la lista reflejaba realmente sus actividades. Mientras tanto los clientes reclamaban sus filtros.

Preguntas:

1.    ¿Deberían ignorar Phil y Linda las protestas de los obreros antiguos y redactar las descripciones de puestos como lo crean necesario? ¿Por qué? ¿Por qué no?

2.    ¿Cómo resolvería usted las diferencias?

3.    ¿Cómo llevaría a cabo el análisis de puestos?

 

AUTOEVALUACIÓN

1.    ¿Qué es el análisis de puestos? ¿De qué manera se puede utilizar la información que proporciona?

2.    Describa los tipos de información que por lo regular se encuentran en una descripción de puesto.

3.    Compare y contraste el método narrativo para reunir información sobre el análisis de puestos.

4.    ¿Cuáles son los pasos en el análisis de puestos?

5.    Utilice el método cuantitativo para reunir información sobre el análisis de puestos de una empresa de la localidad, en caso de que esté laborando hágalo de su empresa.

6.    ¿Cómo redactaría usted las descripciones de puestos?

7.    Si usted está trabajando describa su puesto de trabajo de acuerdo a la pregunta anterior. Si en caso no está laborando solicite el permiso correspondiente a una empresa y analice un puesto administrativo.